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      1. 物業(yè)公司
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        >> 物業(yè)管理公司
        物業(yè)公司
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        物業(yè)管理公司
        淺談物業(yè)管理企業(yè)如何降低成本
        作者:物業(yè)之家  來源:物業(yè)之家  發(fā)表時間:2013/7/24 16:40:39  點(diǎn)擊:2014
         一個企業(yè)能在市場競爭中獲勝說明這個企業(yè)與其他企業(yè)相比有超長之處。這個超長之處就是一個企業(yè)在組織、管理、決策、指揮等方面競爭優(yōu)勢的集合,形成企業(yè)核心競爭力。物業(yè)管理企業(yè)的核心競爭力是什么?物業(yè)管理企業(yè)的核心競爭力就是科學(xué)合理的成本設(shè)置,嚴(yán)謹(jǐn)有效的成本核算程序。物業(yè)管理行業(yè)的生產(chǎn)與其它行業(yè)有形產(chǎn)品的生產(chǎn)不同,有形產(chǎn)品的生產(chǎn)需要產(chǎn)品設(shè)計,需要購買原材料,需要很多道的加工程序,需要復(fù)雜的銷售環(huán)節(jié),一個產(chǎn)品從生產(chǎn)到銷售需要經(jīng)過很多部門和渠道。所以,有形產(chǎn)品的生產(chǎn),降低成本效果不明顯、不直觀,往往要等到年終經(jīng)過復(fù)雜的經(jīng)營核算才能反應(yīng)出來。而物業(yè)管理行業(yè)不同,物業(yè)管理是無形產(chǎn)品生產(chǎn),不需要復(fù)雜的產(chǎn)品設(shè)計,不需要購買原材料,不需要多道加工工序,不需要復(fù)雜的銷售環(huán)節(jié),當(dāng)月生產(chǎn)(服務(wù))當(dāng)月見效。節(jié)省一份人工費(fèi)(工資),就增加一份毛利;節(jié)省一萬元的管理費(fèi)支出,就增加一萬元的毛利,效果十分明顯、直觀。

          筆者認(rèn)為,物業(yè)管理企業(yè)降低成本、實行成本費(fèi)用管理,主要應(yīng)從以下四個方面入手:

          一、固定成本費(fèi)用管理。物業(yè)管理企業(yè)的性質(zhì)決定了物業(yè)管理企業(yè)成本費(fèi)用主要是人力資源成本費(fèi)用支出。在固定成本費(fèi)用組成中,大頭是公司管理人員的工資,特別是中層以上部門領(lǐng)導(dǎo)的工資,千萬不可小視它的比重:一個管理層管理人員的工資,是基層服務(wù)層員工的幾倍;減少一個管理人員的崗位,就可以增加幾個服務(wù)層員工的費(fèi)用支出。因地制宜、合理有效地設(shè)置公司職能部門,是降低物業(yè)管理企業(yè)固定成本切實有效的方法和手段。物業(yè)管理企業(yè)職能部門的職能就是控制、決策、協(xié)調(diào)、服務(wù)四大功能。從勞動生產(chǎn)率的角度來衡量,物業(yè)服務(wù)管理的全過程,90%的工作量是在管理處完成的。因此,物業(yè)管理企業(yè)職能部門的設(shè)置,應(yīng)以精干、高效為宜,部門越少、人員越精越好。機(jī)構(gòu)龐大、人員冗雜是極大的資源浪費(fèi),不但增加了成本,還增加了內(nèi)耗,降低了管理效益。

          如何科學(xué)、合理、有效地設(shè)置公司職能部門和人員崗位?筆者認(rèn)為,以管理“幅度”來確立機(jī)構(gòu)和和員編制比較科學(xué)、合理、有效。管理面積在600萬平方米以內(nèi)的物業(yè)管理企業(yè),總經(jīng)理的管理幅度為4~6人(含副總經(jīng)理和主要職能部門經(jīng)理);副總經(jīng)理的管理幅度為8~10人(含職能部門經(jīng)理和管理處主任);職能部門經(jīng)理的管理幅度為10~15人(本職能部門和相關(guān)事業(yè)部門)。

          二、管理費(fèi)用。主要指的是招待費(fèi)和車輛使用費(fèi)。招待費(fèi)在許多公司占有相當(dāng)大的比例。大家總是說物業(yè)管理行業(yè)是微利行業(yè),賺錢不易,隨著行業(yè)運(yùn)作的進(jìn)一步規(guī)范,賺錢更加不易。如果一個企業(yè)僅公司每年的招待費(fèi)在30萬元左右,車輛使用費(fèi)在30萬元左右,這對一個中等規(guī)模的物業(yè)管理企業(yè)來說,應(yīng)該是一筆不小的成本費(fèi)用支出。對招待費(fèi)的支出要有的放矢,該花的錢一定要花到位,不該花的錢堅決不花。車輛使用方面鼓勵個人買車,公司給予適當(dāng)補(bǔ)貼,工作時間外出辦事用個人的車,以達(dá)到降低公司管理成本的目的。

         三、變動成本。在物業(yè)管理企業(yè)成本核算中,變動成本占的比例最大,主要是基層服務(wù)人員的工資。物業(yè)管理行業(yè)屬勞動密集型服務(wù)行業(yè),科學(xué)、合理地使用人力資本是物業(yè)管理企業(yè)降低成本的上攻方向。如何控制好人力資本的成本費(fèi)用?可以從兩個方面入手:

         。ㄒ唬┛茖W(xué)、合理地制定基層單位的用人編制。根據(jù)公司管理的小區(qū)(大廈)的實際情況和本公司的管理水平定崗定編。例如:管理面積比較大的封閉式多層小區(qū),可按人均管理面積3500~4000平方米來核定小區(qū)管理處人員編制。技防措施好又是封閉式高層小區(qū),可按人均管理面積3000平方米來核定管理處人員編制。技防措施差又不是封閉式的高層小區(qū),可按人均管理面積2000平方米來核定管理處人員編制。面積較小的封閉式多層小區(qū),可按人均管理面積2500平方米來核定管理處人員編制。開放式的小區(qū)管理難度比較大,可根據(jù)實際、具體的情況在定編人數(shù)的基礎(chǔ)上乘以10~20%的系數(shù)。

          定編只是一個參考比較值,我們可把定編值看作是小區(qū)成本核算的邊際值,大于邊際值就會減少利潤甚至虧損;少于邊際值就能保本或者多盈利。例如:某小區(qū)管理面積20萬平方米,多層、封閉式、有兩個人員車輛出入口。按人均3000平方米定編小區(qū)管理需要人員60人,各項服務(wù)人員全部在內(nèi)。但是,由于小區(qū)管理處主任用人把關(guān)比較嚴(yán),嚴(yán)格按工作量定崗,特別是管理處內(nèi)部管理人員,l人身兼數(shù)職,結(jié)果整個小區(qū)管理服務(wù)用了52人,比定編人數(shù)少了8人,一年增加收入近14.4萬元,效益十分可觀?梢妵(yán)格地控制變動成本,是物業(yè)管理企業(yè)降低成本提高效益的主要途徑。

          (二)向科學(xué)管理要效益。向管理要效益在物業(yè)管理行業(yè)涉及的面很廣:

          1、合理地使用資源。例如:在物業(yè)管理服務(wù)中用人第一大戶保安服務(wù)和用人第二大戶清潔綠化服務(wù)方面,如何通過科學(xué)有效的管理來降低人力資本投入,就是一個值得認(rèn)真研究的課題。目前,深圳物業(yè)管理對保安、清潔、綠化服務(wù)采用兩種模式:一種是把保安、清潔、綠化承包給社會專業(yè)公司來完成;另一種是由自己公司內(nèi)部的專業(yè)公司來完成。是承包給社會專業(yè)公司做好呢?還是讓自己的專業(yè)化公司做好?這要作具體的分析,個論是自己的專業(yè)公司做,還是包給社會專業(yè)公司做,總體上說成本是差不多的。筆者曾以我們公司管理的一個比較有典型意義的小區(qū)為例,用社會專業(yè)公司的報價為基準(zhǔn),對小區(qū)的清潔、綠化做過成本分析和比較:在同等條件下,社會專業(yè)公司能做到的成本底線,我們自己的專業(yè)公司也能做到。實踐證明,有條件的單位,清潔、綠化交給自己的專業(yè)公司干,可以最大限度地降低物業(yè)管理的成本和費(fèi)用支出。主要表現(xiàn)在以下幾個方面:(1)自己干可以獲得一定的利潤空間。一個20萬平方米的住宅小區(qū),清潔一年至少可以獲得7.5萬元的利潤收益。(2)小區(qū)的“消殺”可以由清潔工來完成,不用再另外支出“消殺”的人工成本(一年至少可以節(jié)省3萬元)。如果將清潔承包給社會專業(yè)公司來做,“消殺”就得另外請專業(yè)公司來做,還要另外支出一筆費(fèi)用,加大了成本支出,減少了利潤收益。(3)小區(qū)高層樓宇的“水池清洗”可以由清潔工來完成,不用再另外支付“水池清洗”的人工成本(一棟高層住宅)。如果將清潔承包給社會專業(yè)公司來做,“水池清洗”就得另外請社會專業(yè)公司來做,還得另外支付一筆費(fèi)用(一年至少要多支出3.5萬元)。(4)降低專業(yè)技術(shù)人力資本的投入。專業(yè)技術(shù)部門養(yǎng)一個專業(yè)工程師,可以滿足10個左右管理處的專業(yè)技術(shù)需要,而管理處養(yǎng)一個專業(yè)工程師,待遇低了留不住,待遇高了養(yǎng)不起。至于包給社會專業(yè)公司好管理,交給自己的專業(yè)公司做不好管理的說法是不準(zhǔn)確客觀的。好不好管理,關(guān)鍵是看公司內(nèi)部管理機(jī)制能否按市場化機(jī)制來運(yùn)作。在成本核算上能否把自己的專業(yè)公司,當(dāng)作社會化專業(yè)公司一樣來對待、來要求,并給予相應(yīng)的自主經(jīng)營權(quán)。

          筆者認(rèn)為,內(nèi)部專業(yè)化服務(wù)(由公司自己的專業(yè)公司完成專項服務(wù)),應(yīng)側(cè)重專業(yè)技術(shù)服務(wù);外部專業(yè)化服務(wù)(公司自己的專業(yè)服務(wù)公司對外開拓的專業(yè)服務(wù)項目),應(yīng)側(cè)重專業(yè)經(jīng)營服務(wù)。內(nèi)部專業(yè)化服務(wù)主要指的是:專業(yè)化技術(shù)服務(wù)、專業(yè)技術(shù)管理和專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)。例如:保安、綠化、清潔等專業(yè)化服務(wù)工作,如果每個管理處都養(yǎng)一兩個這樣的專業(yè)技術(shù)人員,工作量既不飽滿,又會加大管理成本,得不償失。實行公司內(nèi)部專業(yè)化管理,專業(yè)技術(shù)人員可以充分發(fā)揮資源優(yōu)勢,一個專業(yè)技術(shù)人員可以兼顧很多個管理處的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)服務(wù)等工作,達(dá)到事半功倍的作用。這就是內(nèi)部專業(yè)化管理的優(yōu)勢。

          公司內(nèi)部專業(yè)化管理,就是要把“一體化”管理的優(yōu)勢與“專業(yè)化”管理的優(yōu)勢結(jié)合起來——小區(qū)日常專業(yè)化管理交由管理處來完成,其它的由公司內(nèi)部專業(yè)化公司完成。例如:小區(qū)清潔工作如何安排,需要多少清潔工,哪里應(yīng)該重點(diǎn)打掃,什么地方還需要加派人手,對清潔工作的考核處罰,清潔工的工作表現(xiàn)以及能否留用等等權(quán)力,交由管理處執(zhí)行。人員招聘、技術(shù)培訓(xùn)、施工材料、施工專業(yè)技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部考核等等由專業(yè)部門執(zhí)行。綠化、保安也是如此。

         清潔、綠化、保安等專業(yè)服務(wù)工作情況如何?質(zhì)量好壞?公司只考核各個管理處。至于如何達(dá)標(biāo)?如何保證服務(wù)質(zhì)量?由管理處來要求和約束專業(yè)部門。充分發(fā)揮公司職能部門、管理處、專業(yè)部門等多方面的積極作用,最大限度地提高成本效益率。

          2、合理開發(fā)資源。對小區(qū)各專項專業(yè)服務(wù),實行日常工作由管理處“綜合”管理的最大好處就是可以最大限度地開發(fā)利用資源。“綜合”管理的基點(diǎn)是不管哪一項專業(yè)服務(wù)出了問題,日常管理責(zé)任都在管理處,都應(yīng)由管理處來負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決。通過激勵手段提高員工的工作效率來降低成本。例如:小區(qū)的日常保安巡邏工作,由管理處統(tǒng)籌安排(適當(dāng)增加清潔工的待遇),交給保潔工來兼顧完成;保潔工在保潔過程中要不停地在自己負(fù)責(zé)的區(qū)域內(nèi)巡視,完全可以兼顧保安員的巡邏職責(zé);清潔工日積月累對責(zé)任區(qū)內(nèi)的各種情況十分了解,由清潔工兼顧保安巡邏工作效果會更好。一旦出了問題由負(fù)責(zé)治安防范的事務(wù)助理負(fù)責(zé),由事務(wù)助理負(fù)責(zé)查找原因,提出改進(jìn)措施并監(jiān)督執(zhí)行。這樣就可以減少白天保安巡邏崗的人數(shù)(增設(shè)少量的保安巡邏機(jī)動崗)。一個15萬平方米的開放式小區(qū),全少可以減少4個保安員巡邏崗位,一年就可以增加7.2萬元的收入。

          3、合理配置資源。對專業(yè)服務(wù)公司來講,合理地配置資源可以最大限度地降低成本增加效益。例如:負(fù)責(zé)清潔的專業(yè)部門,在保證與各管理處簽訂的專業(yè)服務(wù)合同書各項條款和服務(wù)質(zhì)量的前提下,合理地配置人力資源:將清潔工作分為清潔和保潔兩部分,集中六分之三的人負(fù)責(zé)清潔,下午6:00一7:00進(jìn)行小區(qū)公共場所的清潔工作;晚9:00以后,進(jìn)行樓道內(nèi)的清潔和垃圾清運(yùn)(晚間人們已休息對清潔好的環(huán)境不會有多大破壞),工作完就回家休息,第二天白天不上班。將六分之二的人用于保潔,保潔工的工作區(qū)域大于清潔工的工作區(qū)域。工作時間早上8:00—中午11:00,下午2:30—5:00(人們上班時間)。抽出兩個人負(fù)責(zé)清運(yùn)垃圾和頂班凋休。這樣既保證了服務(wù)工作質(zhì)量,又解決了清潔工的休息問題,同時,減少了六分之一人力資本的投入,達(dá)到了減員增效目的。

          4、通過科技手段來降低人工成本。在道口增設(shè)電腦自動收費(fèi)系統(tǒng);在小區(qū)內(nèi)增設(shè)安防監(jiān)控系統(tǒng),既安全可靠,又能增加收費(fèi),同時達(dá)到減少保安員崗位,降低人力資本的支出,兩年內(nèi)就可收回投資成本。

          四、節(jié)能降耗。節(jié)能降耗在物業(yè)管理行業(yè)主要體現(xiàn)在兩個方面:

          1、公共用電。筆者曾做過詳細(xì)的測算:高層樓宇每1萬個人米公共用電,電費(fèi)支出約1萬元左右(合電梯用電在內(nèi)),公共用電是高層樓宇管理成本費(fèi)用支出的大項。公共用電的節(jié)能重點(diǎn)應(yīng)放在地下停車場、電梯間等24小時用電照明的地方,主要方法采用節(jié)能燈具降低能耗。我們曾用電表對節(jié)能燈具和普通燈具做過實際比較測量,40W的節(jié)能燈具比普通燈具每天節(jié)約電能0.25度,年節(jié)約電費(fèi)支出66元,減去節(jié)能燈具高于普通燈具的成本支出,每年每盞燈可以增加效益收入62元,效果十分明顯。

          2、電梯用電。電梯是公共用電的耗電大戶,一部停站20層樓的電梯,每小時綜合耗電量約25KW左右。筆者現(xiàn)在要說的是一種反向能耗,我們現(xiàn)在很多高層為了節(jié)約清潔費(fèi)用的支出成本,在樓層內(nèi)個設(shè)垃圾箱。由于樓層內(nèi)不設(shè)垃圾箱給住戶帶來生活不便不說,也帶來了能耗的增加。如果一層樓有8戶住戶,每天平均倒垃圾最低次數(shù)為1.5次,樓高30層電梯平均運(yùn)行一次(一上一下)為60秒鐘,以耗電量每小時25KW的電梯計算,運(yùn)行一秒鐘耗電量0.007度電,60秒鐘耗電0.32元。一棟住戶240戶的高層住宅樓,按每2戶同一時間丟垃圾,電梯每天要為住戶丟垃圾多運(yùn)行耗電:240戶?.2?5次?.32元?0天?2月=20736元,這是最保守的計算。而在每層樓設(shè)垃圾箱的成本是:每層樓2個密封垃圾箱,每個垃圾箱投資100元,垃圾清運(yùn)車1輛,一次性投資1000元,人垃圾袋每個0.22元,每天更換一次,第一年費(fèi)用支出為:2個?0層?00元(0.22元??0層?0天?2月)1000元=11752元,這是第一年費(fèi)用支出,垃圾箱、垃圾車一次性投入,至少可以使用3年以上,所以,第二年的費(fèi)用支出僅有4752元。第一年可節(jié)約費(fèi)用支出:20736元-11752元=8984元;第二年節(jié)約費(fèi)用支出:20736元-4752元=15984元,誰優(yōu)?誰劣?一目了然。

          另外樓層內(nèi)設(shè)垃圾箱還可以節(jié)約清潔工的人力資本支出。如果只在單元大門外設(shè)一個垃圾箱(樓層內(nèi)不設(shè)),清潔工平均每天1~2小時就要清運(yùn)一次垃圾,星期六、星期天高峰時平均每15分鐘就要清運(yùn)一次垃圾,同時,樓內(nèi)不設(shè)垃圾箱,夏季有些住戶怕垃圾放在家里有味,就將垃圾丟在走廊內(nèi),也增加了樓內(nèi)的工作量。

          企業(yè)管理的一個根本任務(wù),就是如何研究不斷降低成本。在我們物業(yè)服務(wù)工作中有許多可以降低成本的地方,只要我們認(rèn)真去找,“遍地是黃金”。

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